Polityka prywatności

Czym jest Polityka prywatności?

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji mobilnej TherapyGuide („Aplikacja"). Dokument został sporządzony zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO").

Korzystanie z aplikacji TherapyGuide wiąże się z przekazaniem Administratorowi danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii dotyczących stanu zdrowia psychicznego oraz przebiegu procesu terapeutycznego. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania tych danych, w szczególności cele, podstawy prawne oraz środki ochrony stosowane przez Administratora w celu umożliwienia prawidłowego korzystania z Aplikacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności użytkowników i stosuje odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne, które mają na celu zabezpieczenie danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych.

Rola Psychoterapeuty. W odniesieniu do danych Pacjentów przetwarzanych w Aplikacji administratorem danych jest Psychoterapeuta, który decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania. TG Technologies Sp. z o.o. działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający, na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, dostępnej na stronie internetowej oraz w Aplikacji. Obowiązek uzyskania zgody Pacjenta na nagrywanie sesji oraz na przetwarzanie jego danych spoczywa na Psychoterapeucie.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

TG TECHNOLOGIES Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w 34B Wandzin, 21-100 Lubartów, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód z siedzibą w Świdniku, KRS: 0001107574, NIP: 7142063043, REGON: 528718220.

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: hello@therapyguide.eu.

Jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakich celach?

3.1 Rejestracja i prowadzenie konta użytkownika

• dane: adres e-mail, nazwa użytkownika, identyfikator konta
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
• okres przechowywania: do momentu usunięcia konta

3.2 Korzystanie z Aplikacji

• dane: notatki terapeutyczne, dane dotyczące sesji, ustawienia użytkownika, historia aktywności w Aplikacji
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych szczególnej kategorii)
• okres przechowywania: do usunięcia konta lub cofnięcia zgody

3.3 Nagrywanie i transkrypcja sesji terapeutycznych

• dane: nagrania audio sesji terapeutycznych, transkrypcje tekstowe sesji
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych szczególnej kategorii)
• cel: sporządzenie dokumentacji klinicznej przez Psychoterapeutę
• okres przechowywania: do czasu usunięcia przez Psychoterapeutę, usunięcia konta lub cofnięcia zgody

Nagrania audio przetwarzane są wyłącznie w celu wykonania transkrypcji. Nagrania audio nie są przekazywane do modeli sztucznej inteligencji.

3.4 Przetwarzanie danych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

• dane: transkrypcje sesji, notatki kliniczne, zapytania kierowane do Asystenta AI, historia rozmów z Asystentem AI, załączone pliki (skale, kwestionariusze), konceptualizacja przypadku, Mapa Pacjenta
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych szczególnej kategorii)
• cel: automatyczne tworzenie dokumentacji klinicznej, wsparcie Psychoterapeuty w analizie procesu terapeutycznego, generowanie konceptualizacji przypadku
• okres przechowywania: do czasu usunięcia konta lub cofnięcia zgody

Dane przetwarzane przez modele sztucznej inteligencji nie są wykorzystywane do trenowania tych modeli. Usługi sztucznej inteligencji świadczone są na warunkach wykluczających wykorzystanie danych użytkowników do celów szkoleniowych dostawcy.

3.5 Prowadzenie dokumentacji i raportów terapeutycznych

• dane: historia terapii, dokumentacja sesji, postępy procesu terapeutycznego
• podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda)
• okres przechowywania: do cofnięcia zgody lub zakończenia współpracy

3.6 Obsługa płatności i obowiązki księgowe

• dane: imię, nazwisko, adres e-mail, dane rachunku bankowego, dane z faktury (NIP, adres)
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
• okres przechowywania: zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi

3.7 Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami

• dane: imię, nazwisko, adres e-mail, adres IP, dane rozliczeniowe
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes prawny)
• okres przechowywania: do upływu okresu przedawnienia roszczeń

3.8 Marketing i newsletter

• dane: adres e-mail, nazwa użytkownika, aktywność w Aplikacji, dane do profilowania zainteresowań
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (marketing usług własnych) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na newsletter)
• okres przechowywania: do momentu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody

Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do korzystania z funkcjonalności Aplikacji. Brak podania danych uniemożliwia rejestrację i korzystanie z usług.

Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług informatycznych i chmurowych (podprocesorzy — lista poniżej),
• firmom obsługującym płatności,
• biurom rachunkowym i kancelariom prawnym,
• podwykonawcom świadczącym usługi związane z funkcjonowaniem Aplikacji,
• dostawcom usług e-mail marketingu (w przypadku newslettera).

Podprocesorzy przetwarzający dane w Aplikacji:

Pełna i aktualna lista podprocesorów dostępna jest w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Infrastruktura chmurowa oraz usługi sztucznej inteligencji skonfigurowane są na regionach europejskich, a dane przechowywane są w centrach danych zlokalizowanych we Frankfurcie nad Menem, w Republice Federalnej Niemiec.

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. O ewentualnej zmianie tej zasady użytkownicy zostaną poinformowani z wyprzedzeniem, w trybie przewidzianym w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje w szczególności następujące środki techniczne i organizacyjne:

• szyfrowanie danych podczas przesyłania (TLS) oraz przechowywania (AES-256),
• uwierzytelnianie z wykorzystaniem kluczy dostępu (passkeys) zamiast haseł,
• kontrolę dostępu opartą na rolach,
• regularne tworzenie kopii zapasowych, przechowywanych przez 30 dni i następnie automatycznie usuwanych,
• maskowanie danych wrażliwych przed przekazaniem do systemów monitorowania i analityki,
• ograniczenie przepływu danych wrażliwych do niezbędnego minimum przy przetwarzaniu przez modele sztucznej inteligencji,
• monitorowanie bezpieczeństwa systemów informatycznych.

Okresy przechowywania danych

• dane konta: usuwane w ciągu 30 dni od usunięcia konta,
• dane poszczególnych Pacjentów usunięte przez Psychoterapeutę: trwale kasowane w ciągu 14 dni,
• nagrania audio, transkrypcje oraz treści generowane przez sztuczną inteligencję: usuwane wraz z usunięciem konta lub usunięciem danych Pacjenta,
• kopie zapasowe: przechowywane przez 30 dni, następnie automatycznie usuwane,
• dane rozliczeniowe: przechowywane zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Jeżeli Psychoterapeuta prowadzi działalność leczniczą, obowiązki dotyczące okresu przechowywania dokumentacji medycznej spoczywają na nim jako administratorze danych Pacjentów.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator może przetwarzać dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, w celu dostarczania spersonalizowanych treści oraz dopasowania treści newslettera. Profilowanie nie wywołuje skutków prawnych wobec użytkownika ani nie wpływa w istotny sposób na jego sytuację.

Aplikacja wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego generowania treści, w tym transkrypcji, notatek klinicznych, konceptualizacji przypadku, Mapy Pacjenta oraz odpowiedzi Asystenta AI. Generowane treści mają charakter wyłącznie wspierający i nie stanowią zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Psychoterapeuta każdorazowo weryfikuje i zatwierdza treści przed ich wykorzystaniem w dokumentacji. Sztuczna inteligencja nie stawia diagnoz ani nie zastępuje oceny klinicznej Psychoterapeuty.

Twoje prawa wynikające z RODO

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).

Ponadto przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pacjenci realizują powyższe prawa w odniesieniu do danych przetwarzanych w Aplikacji za pośrednictwem swojego Psychoterapeuty, który jest administratorem tych danych.

Zmiany w Polityce prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce prywatności w przypadku zmian przepisów prawa lub wprowadzenia nowych funkcjonalności Aplikacji. O wszelkich zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację zaktualizowanego dokumentu w Aplikacji oraz na stronie internetowej.